Presupuesto vs. ejecución real de obra: cómo hacer el seguimiento sin sorpresas en el cierre
En la mayoría de constructoras la ejecución real de una obra se conoce cuando ya no se puede hacer nada con ella. No porque falten datos, sino porque están repartidos entre el presupuesto, los albaranes, las certificaciones y la contabilidad, y solo se cruzan al cerrar. Este artículo explica qué hay que comparar exactamente, con qué frecuencia y dónde se pierde normalmente el control.
Por qué el cierre sorprende: presupuesto y ejecución real de obra van por separado
Una obra bien controlada no da sorpresas en el cierre porque la ejecución real de la obra se compara a diario con lo previsto y las desviaciones se detectan mientras aún hay margen de maniobra: renegociando con un proveedor, ajustando el rendimiento de un tajo o reclamando un precio contradictorio a tiempo. Cuando la desviación aparece en el cierre, ya solo queda explicarla.
La diferencia entre una empresa y otra rara vez está en la calidad de su presupuesto inicial. Está en cada cuánto compara ese presupuesto con la ejecución real de la obra.
Los cuatro estados del presupuesto que hay que comparar con la ejecución real de obra
Hablar de «presupuesto vs. ejecución real de obra» en dos cifras es una simplificación que esconde el problema. En realidad hay cuatro cifras distintas conviviendo en toda obra, y confundirlas es lo que provoca que un jefe de obra crea que va bien cuando ya va mal.
- Presupuesto de venta: lo que se contrató con la propiedad, por capítulos y partidas. Es la referencia de ingresos, no de coste.
- Coste previsto (objetivo): lo que la empresa calculó que le iba a costar ejecutar esa obra. Es la referencia real contra la que hay que medirse.
- Coste comprometido: lo que ya está pedido, contratado o adjudicado aunque todavía no haya llegado factura. Es la cifra que casi nadie controla y la que más disgustos da.
- Coste real: lo efectivamente facturado e imputado. Llega siempre tarde, porque depende del ritmo de facturación de terceros.
La desviación no se detecta comparando coste real contra presupuesto: se detecta comparando coste comprometido contra coste previsto. Cuando un pedido se firma, el dinero ya está gastado aunque la factura tarde 60 días en llegar. Una obra puede tener un coste real del 40% y estar comprometida al 70%: en ese momento la desviación ya existe, solo que todavía es invisible.
Certificaciones: donde se pierde el control
La certificación mide el avance de obra frente a la propiedad, no el coste. Son dos ejes distintos y por eso hay que cruzarlos: certificar el 60% de una obra habiendo consumido el 75% del coste previsto es la señal de alarma más clara que existe, y solo se ve si ambos datos están en el mismo sistema.
A esto se suman las retenciones de garantía, que suelen quedar fuera del seguimiento habitual: cada certificación deja retenido un porcentaje que la empresa ya ha ejecutado pero aún no ha cobrado, y que en obras encadenadas acaba representando una cantidad relevante que no aparece en ninguna previsión.
Precios contradictorios y modificados
Un contradictorio no ejecutado a tiempo es una desviación que la empresa asume por defecto. La regla práctica es simple: ningún trabajo fuera de presupuesto debería empezar sin estar dado de alta en el sistema, aunque su aprobación esté pendiente. Si no está registrado, cuando llegue el momento de reclamarlo la única prueba será la memoria de quien estuvo allí.
Cuando el presupuesto original viene en formato BC3 —el estándar del sector que mantiene FIEBDC, lo habitual en obra licitada— conviene que esa estructura de capítulos y partidas se mantenga intacta en el ERP, para que el seguimiento se haga sobre las mismas partidas con las que se ofertó. Lo tratamos en detalle en integraciones de un ERP de construcción: BC3, Excel, firma digital y facturación electrónica.
Cada cuánto comparar la ejecución real de obra con el presupuesto
El seguimiento mensual fue durante décadas el estándar razonable, sencillamente porque consolidar los datos costaba días de trabajo. Con la información imputada desde obra en el momento en que ocurre, esa limitación desapareció: el coste comprometido puede consultarse el mismo día en que se firma el pedido.
Esto no significa revisar la ejecución real de la obra a diario. Significa que la revisión mensual deja de ser un ejercicio de reconstrucción —dos días recopilando— para ser un ejercicio de decisión sobre datos que ya están ahí.
- Coste comprometido frente a coste previsto, por capítulos, no solo el total de la obra.
- Porcentaje certificado frente a porcentaje de coste consumido.
- Contradictorios pendientes de aprobación, con su importe estimado.
- Retenciones de garantía acumuladas y fecha prevista de liberación.
- Pedidos abiertos sin factura recibida, con antigüedad.
- Desviación proyectada a fin de obra, no solo la acumulada a fecha de hoy.
Preguntas frecuentes sobre presupuesto y ejecución real de obra
¿Cada cuánto hay que comparar presupuesto y ejecución real?
Lo habitual es una revisión formal mensual, coincidiendo con la certificación. Pero el coste comprometido debería poder consultarse en cualquier momento: es lo que permite detectar una desviación semanas antes de que aparezca en la contabilidad.
¿Qué diferencia hay entre coste comprometido y coste real?
El coste comprometido es todo lo que ya está pedido, contratado o adjudicado aunque no haya llegado la factura. El coste real es lo efectivamente facturado e imputado. Entre uno y otro pueden pasar semanas, y en ese intervalo es donde se esconden la mayoría de las desviaciones no detectadas.
¿Por qué una obra puede ir bien en certificación y mal en coste?
Porque son dos ejes distintos: la certificación mide el avance frente a la propiedad y el coste mide el consumo interno. Certificar un 60% habiendo consumido un 75% del coste previsto indica que la obra está perdiendo margen, aunque la facturación parezca correcta.
¿Cómo se controlan las retenciones de garantía?
Cada certificación debe registrar el importe retenido y su fecha prevista de liberación, de forma que en cualquier momento pueda consultarse el total retenido por obra y por cliente. Sin ese registro, es dinero ya ejecutado que no aparece en ninguna previsión de tesorería.
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